Data & analytics worden steeds belangrijker om je organisatie te sturen op basis van feiten. Door de komst van tools als Power BI klik je met minimale (technische) kennis zo een rapportage bij elkaar. Zelf toegankelijke, goed bruikbare data-analyses maken wordt daardoor makkelijker. Maar aan dit gemak zit ook een keerzijde. Want wanneer je werknemers hier helemaal in vrijlaat, ontstaat er mogelijk een wildgroei aan rapportages en inzichten. En dat voorkom je liever.
Microsoft Power BI als rapportagetool
Iedereen kan met de huidige rapportagetools zelfstandig rapportages maken, waar en wanneer je wil. Dat heeft voordelen, want wie weet nu beter welke informatie hij of zij nodig heeft dan de eindgebruiker zelf? Daarnaast is het natuurlijk goed dat werknemers dankzij data betere beslissingen kunnen nemen. Maar deze toegankelijke rapportagetools kunnen gepaard gaan met nieuwe valkuilen, zoals:
Geen eenduidige werkwijze
Toegankelijke tools vragen om een integrale benadering waarin je duidelijk maakt wat je wel en beter niet kunt doen. Geef in die werkwijze antwoord op belangrijke vragen, zoals: hoe ga je om met de gemaakte rapportages? Hoe publiceer je deze? En hoe distribueer je ze? Zo creëer je een duidelijke manier van werken voor iedereen.
Meerdere waarheden
Een ander gevaar dat op de loer ligt, is dat je naar de verkeerde informatie kijkt. Het voortdurend samenstellen van data en deze afstemmen met collega’s kost veel tijd en kan ervoor zorgen dat er afwijkingen en dus verschillende waarheden ontstaan.
Geen verantwoordelijkheid
Wat we vaak in de praktijk zien, is dat afspraken niet goed geborgd zijn. Bij wie ligt bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor de data? Is dat bij IT of bij de business? Maar ook: wie is verantwoordelijk voor het onderhouden van het systeem? Wie beheert de rapportages en wie houdt redundante rapporten in de gaten? Wie controleert hoeveel rapporten er daadwerkelijk gebruikt worden en wie heeft toegang tot welke data? Er komen dus nogal wat vragen kijken bij rapportagebeheer. Maak daar goede afspraken over.
Ongetrainde gebruikers
Je kunt gebruikers wel in het diepe gooien, maar zonder training zullen ze veel tijd kwijt zijn met het opstellen van rapportages. Het loont om gebruikers eerst de ins en outs van de tool bij te brengen voordat je ze helemaal vrij rapporten laat maken.
Systeemlimiet
Tot slot is met onervaren gebruikers de kans groter dat je oploopt tegen de grenzen van Power BI. Ook de integratie met andere databases kan moeizaam gaan lopen of data vindt zijn weg niet langer naar de cloud. Dit soort problemen vragen om kundig technisch beheer om de prestaties van de tool te waarborgen.
Power BI: een stevig fundament voor waardevolle rapportages
Wat is nu wijsheid? Er bestaat helaas geen one-size-fits-all-oplossing om te voorkomen dat je in deze valkuilen loopt. Maar wat wel helpt, is het maken van de juiste afwegingen voor jouw data en rapportages. Neem daarin alle facetten van je bedrijf, gebruikers, IT-landschap en databronnen mee. Met deze parameters ontdek je hoe je het beste jouw rapportage-omgeving, zoals Power BI, inzet.
Een heldere werkwijze, de juiste afspraken en een goed georganiseerde Power BI-omgeving zijn een stevig fundament waarop je gebruikers kunnen werken. Zo zorg je voor rapportages die (weer) van toegevoegde waarde zijn. Hoe je dat solide fundament bereikt, is voor ieder bedrijf anders. Wij hebben hier als Ctac jarenlange ervaring in en weten als geen ander hoe we je data weer van waarde kunnen laten zijn.
