Zo selecteer je het juiste ERP-systeem én de juiste IT-partner

Wil je overstappen naar een meer geïntegreerde manier van werken? Mooi! Dan is het nu tijd om te bedenken welk ERP-systeem het beste bij jouw bedrijf, jouw processen en jouw budget past. In dit blog legt Consultant Nicky Luyten uit hoe je de juiste ERP-oplossing selecteert. Ook laat hij zien wat aandachtspunten zijn bij het selecteren van de juiste IT-partner.

De afgelopen jaren hebben mijn collega’s en ik allerlei kleine en grote bedrijven geholpen om de stap naar een ERP-systeem te zetten. Wij ondersteunen uiteenlopende organisaties, werkzaam in tal van branches. Wordt het tijd om over te stappen naar een integrale manier van werken en ga je op zoek naar het juiste systeem? Dan deel ik graag een aantal pro-tips die je nergens anders leest.

Tip 1 – Bepaal waarin je onderscheidend bent

Je hoort weleens dat je eerst al je processen gedetailleerd in kaart moet brengen om te bekijken welk systeem daar het beste bij past. Die tijden zijn voorbij, die tijden zijn voorbij, met name omdat men meer en meer naar gestandaardiseerde processen toewerkt. Daarom is het belangrijk om in kaart te brengen wat jouw bedrijf uniek maak. Vraag jezelf af wat je sterktes zijn, waar je het verschil maakt, wat jouw unieke kracht is. Je zoekt namelijk naar een systeem dat juist deze zaken optimaal ondersteunt. De antwoorden op deze vragen vormen jouw topprioriteit bij het selecteren van een nieuwe ERP-oplossing.

Tip 2 – Laat je niet afleiden door bijzaken

Als je een nieuw systeem selecteert, maak je een lijstje met eisen waaraan jouw oplossing moet voldoen. De ene eis is de andere niet; sommige wensen zijn veel belangrijker dan andere. Let daarom goed op dat je bij de selectie van jouw nieuwe systeem niet te veel belang gaat hechten aan een wens die niet zo heel belangrijk is. Voor je het weet laat je jouw beslissing afhangen van een kleine functionaliteit die je maar één keer per maand heel even nodig hebt. Blijf daar scherp op!

Tip 3 – Vind een partner met de juiste cultural fit

Een ERP-systeem implementeren is een business project. De consultants maken het verschil. Ga daarom op zoek naar een IT-partij met wie je een goede cultural fit hebt. Een bedrijf met dezelfde cultural fit denkt en werkt op een manier die goed past bij de cultuur in jouw organisatie. Zelf vinden mijn collega’s en ik het fijn om eerst een dag mee te lopen in een organisatie. Op die manier krijgen we een goed beeld van de mensen, systemen en processen. Bovendien weten de opdrachtgever en wij meteen of we wel écht bij elkaar passen.

Tip 4 – Vind een partner met de juiste branchekennis

Ga op zoek naar een IT-partner die verstand heeft van jouw branche en al vaker bedrijven zoals het jouwe heeft geautomatiseerd. Je profiteert van de kennis en de ervaring die zo’n partij heeft opgedaan bij vergelijkbare organisaties. Zo’n partner ziet snel wat bij jou goed en minder goed gaat en kan écht meedenken met jouw business. Vaak merk je tijdens de eerste gesprekken al wel hoeveel kennis je IT-partner in huis heeft. Is het een inhoudelijk gesprek? Draagt de consultant realistische voorbeelden aan? Durft de partner je te challengen?

Extra tip: wil je weten of de consultant jouw business écht begrijpt? Stel dan gerust een strikvraag en kijk of de consultant je durft tegen te spreken.

Tip 5 – Een ERP-systeem selecteer je samen

Een nieuw ERP-systeem selecteren is geen feestje van de directie alleen. Stel als CFO of COO een team samen dat met de selectie aan de slag gaat laat je begeleiden en adviseren door de procesverantwoordelijken uit de organisatie. Bij voorkeur zijn dit mensen die ervaring koppelen aan een frisse geest en een open vizier.

Tip 6 – Bespreek ook de zachte kant met je leverancier

Het succes van je ERP-implementatie valt en staat met het plezier en het gemak waarmee mensen het nieuwe systeem gaan gebruiken. De meest perfecte ERP-implementatie is niets waard als jouw teams het systeem niet of verkeerd gebruiken. Laat het zachte stuk niet links liggen. Hoe ga je mensen meenemen in de verandering? Hoe ga je mensen trainen? Dit zijn zaken waar zowel de opdrachtgever als de IT-partner verantwoordelijk voor zijn. Bespreek dit onderwerp daarom al in een vroeg stadium met jouw potentiële leveranciers.

Tip 7 – Houd de demo’s kort en bondig

Mijn collega’s en ik hebben demo’s verzorgd van 8.00 tot 18.00 uur. Een demo die tien uur duurt is voor niemand leuk. Niet voor de partij die de demo moet geven. En al helemaal niet voor de mensen die de demo’s moeten volgen. Wees realistisch. Je kan hemel en aarde vragen aan jouw potentiële IT-leveranciers, maar focus vooral op datgene wat voor jou écht het verschil maakt. Nodig je leveranciers uit om korte, heldere demo’s te geven. Maak daar vervolgens ook écht tijd voor. Nodig de juiste mensen uit om mee te kijken, niet alleen de CFO die het systeem nooit aanraakt.