Grondige voorbereiding maakt migratie van AG Real Estate naar SAP S/4 HANA tot een succes

Dankzij een uitgebreide voorstudie door Ctac en een sterke focus op testen slaagde AG Real Estate erin om vlot over te stappen naar SAP S/4HANA. De vastgoedgroep beschikt nu over een toekomstgerichte IT-omgeving die klaar is voor nieuwe vragen vanuit de business, onder andere op het gebied van AI.

Net als veel andere organisaties moest AG Real Estate, de vastgoeddochter van AG Insurance, de overstap maken van SAP ECC naar S/4HANA, aangezien SAP ECC (ERP Central Component) vanaf 2027 niet langer wordt ondersteund. Toon Sneyers, Head of IT & Organization bij de vastgoedgroep, zag de migratie niet enkel als een verplichting, maar ook als opportuniteit: “We hadden al enkele keren te horen gekregen dat bepaalde zaken niet mogelijk waren met onze versie van SAP ECC met Simple Finance (SFIN). S/4HANA zou ons toelaten om het volledige potentieel van het platform te benutten.”

Uitgebreide voorstudie

Bij deze overstap ging AG Real Estate niet over één nacht ijs. “Bijna een jaar lang hebben we alle infosessies gevolgd van SAP over BTP, de tools en modules”, vertelt Toon, “We hebben ook het Move event van Ctac bijgewoond. Daarna hebben we aan enkele SAP-partners, waaronder Ctac, om een readiness-traject gevraagd. Ctac is al sinds 2015 een infrastructuur- en SAP-implementatiepartner van AG Real Estate. Doordat Ctac veel klanten in de vastgoedsector heeft, kent het bedrijf de SAP-module Real Estate (RE) en de business door en door.

Tijdens het readiness-traject bracht Ctac in kaart hoe voorbereid AG Real Estate was op de overstap, welke stappen er nog nodig waren per SAP-module en welke meerwaarde S/4HANA zou opleveren. “Het resultaat was een helder plan, met businesscase, tijdslijn, budget en aanpak”, vertelt Vanessa Van Craen, projectmanager bij Ctac.

Toon benadrukt dat de voorstudie van Ctac een realistisch beeld gaf van wat de vastgoedgroep kon verwachten: “De openheid vanaf het begin, de grondige aanpak en hun totaalpakket maakten de keuze duidelijk voor ons: we wilden ook de implementatie met Ctac doen.”

Meer dan 500 testscenario’s

Tijdens de voorbereidende fase werd veel aandacht besteed aan licentiebeheer. “We wilden precies weten wat elke SAP-module doet, hoeveel licenties we hebben, en wat daaraan zou veranderen in S/4HANA”, licht Toon toe.

Maar de grootste uitdaging lag wel bij het testen: “We hadden meer dan 500 testscenario’s, die we manueel drie keer volledig hebben uitgevoerd: in een sandbox, development en Quality Assurance (QA). Dat was intensief, maar droeg in belangrijke mate bij tot het succes van het project”, zegt Toon. Zo zorgde één onderdeel dat minder grondig was getest in de sandbox- en ontwikkelfase, voor problemen in de QA-fase. “Dat bewees wel hoe belangrijk testen was”, besluit Toon.  Aanvankelijk twijfelde AG Real Estate zelfs of een sandbox wel nodig was, maar Ctac wist hen te overtuigen. “Zonder sandbox zijn de risico’s bij zo’n conversie te groot”, zegt Roel Kerkhofs, die als S/4HANA-expert het hele traject bij AG Real Estate begeleidde. “Een sandbox geeft het IT-team de kans om vertrouwd te raken met complexe processen, voordat de upgrade zaken gaat veranderen die impact hebben op de business.” “Daardoor heeft het testen weliswaar langer geduurd en meer gekost, maar die investering hebben we ruimschoots terugverdiend”, voegt Toon eraan toe.

Vanaf het begin heeft AG Real Estate een projectmanager én changemanager aangesteld. “Dat was nodig om de business duidelijk te maken dat er een soft freeze en hard freeze gold en dat er tijdelijk geen nieuwe features konden worden gevraagd”, legt Toon uit. “Achteraf hebben we de business ook uitgedaagd: ‘Jullie hebben het nu vier maanden gedaan zonder de feature die jullie vroegen. Hebben jullie die dan echt nodig?’ Dat werkte als een eye-opener.”

Volgens Vanessa was de vlotte go-live vooral te danken aan de degelijke voorbereiding: “AG Real Estate liet Ctac een veel langere voorstudie uitvoeren dan de meeste bedrijven, en dat bleek een succesfactor.” “En ook AG Real Estate had zijn huiswerk gemaakt”, gaat hij verder. “Alle wijzigingen waar ze aan werkten, hebben ze afgerond of stopgezet. Daardoor waren er geen losse eindjes en konden we een ‘schoon’ systeem overzetten.”

Meer opties

Door de migratie naar S/4HANA kan AG Real Estate nu optimaal gebruikmaken van SAP BTP.  “Bij elke nieuwe vraag kijken we eerst hoe BTP ons hierbij kan ondersteunen. We gaan ook onderzoeken wat AI voor ons kan betekenen, maar dat willen we dan wel on-premise houden,” zegt Toon. “Ook tools als Signavio worden nu interessanter, omdat ze binnen S/4HANA meer mogelijkheden bieden dan binnen ECC. Dankzij S/4HANA hoeven we ons bij veel nieuwe tools niet meer af te vragen of we ze kunnen integreren; we hebben meer opties, en dat is belangrijk om de business goed te ondersteunen.”

De samenwerking met Ctac verliep volgens Toon vanaf het begin vlot: “Ctac stelde een ervaren team samen, dat goed op elkaar was ingespeeld, met een projectmanager die vanaf dag één duidelijk communiceerde. Onze bedrijfsculturen sluiten ook goed op elkaar aan. Ctac is een grote speler, maar heeft wel een kmo-mentaliteit qua toegankelijkheid. We konden steeds rekenen op een transparante en open communicatie. Op enkele consultants van een andere partner na voor specifieke expertise, is Ctac voor ons nu een echte one-stop shop geworden.”