Aspen
DATA MANAGEMENT BLIJKT EFFICIËNT MEDICIJN VOOR ASPEN

Net als bij vele andere bedrijven kreeg data bij Aspen niet de volledige aandacht die het verdient. Een duidelijk dataplan ontbrak. Dat werkte door in de processen van het bedrijf. Totdat Aspen het roer omgooide en een gedegen datamanagementaanpak op poten zette. Simon van Dingstee, Supply Chain Director bij Aspen, legt uit hoe het bedrijf daar nu de vruchten van plukt.

Goede invoer is het halve werk

“Onze gegevens werden veelal handmatig ingeklopt”, legt van Dingstee uit. “We wilden concreet vastleggen hoe we dat deden. Daarom onderzochten we eerst welke datavelden we allemaal hebben. Die hebben we vervolgens gecategoriseerd en gedefinieerd. We kwamen erachter dat onze datavelden grofweg bestaan uit vier categorieën: lege, gekoppelde, serie- en speciale velden.”

De vier dataveldcategorieën die Aspen definieerde, houden het volgende in:

  1. Lege velden: velden die leeg moeten blijven of ingevuld moeten worden door anderen.
  2. Gekoppelde velden: velden die afhankelijk zijn van elkaars waarde. Bijvoorbeeld: als de waarde in veld A
    ‘12’ is, dan is de waarde van veld B altijd ‘24’.
  3. Serievelden: afgekaderde velden met een beperkt aantal vaste keuze-opties.
  4. Speciale velden: velden die niet automatisch gecontroleerd kunnen worden en altijd een handmatige check nodig hebben.

“Na het definiëren van de velden stelden we ‘business rules’ op voor correcte invoer”, vervolgt Van Dingstee. “Daarna implementeerden we controlemechanismen om de regels te handhaven. Door de standaardisatie die we daarmee realiseerden, konden we de controle zoveel mogelijk automatiseren.”

“Medewerkers werden enthousiast tijdens het nadenken over de manier waarop we dataprocessen
beter konden organiseren.”

Simon van Dingstee, Supply Chain Director bij Aspen Oss

De oplossing: ondersteunende datamanagementsoftware

Om de datamanagementaanpak ten uitvoer te brengen, zijn er een paar onmisbare ingrediënten volgens Van Dingstee. “We maken gebruik van een data extractietool voor het controleren, structureren en opschonen van onze data. Met behulp van de Winshuttle software die we via Ctac hebben aangekocht en geïmplementeerd kunnen we onze data in bulk uploaden naar SAP. Via de Winshuttle workflow oplossing leggen we dataprocessen vast en automatiseren we handelingen. Ten slotte is het belangrijk dat de SAP data laagdrempelig toegankelijk zijn en op een begrijpelijke manier gepresenteerd worden, zodat iedereen er mee kan werken. Ook je businessmedewerkers.”

De impact: minder fouten, werkdruk en ruis

De aanpak van Aspen kostte weliswaar tijd en moeite, maar betaalt zich nu uit, zegt Van Dingstee. “Nu we onze data op orde hebben, vergeet je al snel de problemen van vroeger. Het wordt vanzelfsprekend dat voorraden administratief kloppen en dat de inkoop en verkoop soepel lopen. We weten dat dit vooral komt omdat we geïnvesteerd hebben in data management.”

De problemen met foute facturen zijn vrijwel helemaal verdwenen. Mede daardoor is de werkdruk afgenomen bij medewerkers die in SAP werken. Van Dingstee: “Ze hoeven niet langer gaten dicht te lopen of lang naar informatie te zoeken. Veel van de vroegere ruis is verdwenen uit onze processen. Dat merk je vooral op momenten dat de druk toeneemt. Waar het vroeger spaak liep, lopen processen nu ondanks de drukte gewoon door. Wat niet wil zeggen dat we er al zijn, want het kan altijd beter.”

Vind kartrekkers en begin behapbaar

De datamanagementaanpak heeft Aspen veel gebracht. Maar ieder succes begint met een eerste stap. “Het balletje begon te rollen doordat we data management niet langer benaderden als een administratief doorgeefluik, maar als een potentiële waardecreator.” Daarnaast vindt Van Dingstee het belangrijk om mensen te betrekken die het leuk vinden om écht in de masterdata te duiken. “Persoonlijke motivatie is het belangrijkst, kennis van data en analytisch vermogen zijn een pré”, stelt hij. “Om draagvlak en begrip te kweken in je organisatie is het een aanrader om ook andere medewerkers om en om mee te laten draaien in je datamanagementteam.”

“Tot slot moet je je niet laten ontmoedigen door de tijdsinvestering en moeilijkheid”, aldus Van Dingstee. “Het is niet zo ingewikkeld of alomvattend als je misschien denkt. Begin gewoon met één dataset als proef. Zorg dat de set die je kiest groot genoeg is, bijvoorbeeld je leveranciersdata. Dan wordt de meerwaarde eerder duidelijk doordat je verbanden, verschillen en patronen ontdekt. In eerste instantie kost dat tijd, maar als je het goed doet, scheelt het je uiteindelijk juist nog veel meer tijd. Dus ga aan de gang en geef niet te snel op.”

“Heb je hulp nodig? Schakel dan een gespecialiseerde partij als Ctac in. En als je meer wilt weten over onze aanpak bij Aspen, neem dan contact met me op. Ik beantwoord je vragen graag.”

Aspen Oss, onderdeel van het Zuid-Afrikaanse concern Aspen Pharmacare, produceert actieve ingrediënten voor farmaceutische bedrijven over de hele wereld. Deze zogenoemde API’s (Active Pharmaceutical Ingredients) worden verwerkt in talloze medicijnen. Toepassingsgebieden variëren van anticonceptie en anesthesie tot neurologische aandoeningen.
DOWNLOAD DIT KLANTVERHAAL ALS PDF

MIS GEEN ENKELE CTAC UPDATE

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief