Compass Group Nederland bespaart duizenden uren aan SAP-dataverwerking met Precisely Automation Studio

Onderscheidend door data

Compass Group Netherlands maakt deel uit van de Compass Group, een wereldwijd, toonaangevend foodservicebedrijf dat jaarlijks 5,5 miljard maaltijden serveert aan mensen in 45 landen. Met voeding als kerncompetentie is Compass trots op zijn vermogen klanten een breed scala aan innovatieve eetoplossingen en een service van de hoogste kwaliteit te bieden.

Hoewel cateringbedrijven doorgaans niet bekend staan als datagestuurd, onderscheidt Compass zich door gebruik te maken van data die zijn verzameld uit hun SAP-systemen om vooruit te lopen op de vraag van de klant. Het bedrijf begreep dat het moderniseren van de SAP-dataverwerking essentieel was om hun differentiatie in de markt te waarborgen.

De oplossing

Compass wist dat het een oplossing nodig had die niet alleen de data kon automatiseren, maar ook bestaande data van het ene systeem naar het andere kon migreren. Tijdens het onderzoek naar welke oplossingen gebruikt moeten worden, koos Compass voor Precisely Automate’s toonaangevende Excel-to-SAP-oplossingenplatform dat zakelijke gebruikers de mogelijkheid biedt complexe SAP-bedrijfsprocessen te automatiseren en uitgebreide datawijzigingen snel en eenvoudig uit te voeren om de migratie van masterdata en transactiedata tussen systemen uit te voeren.

Automatiseren zou Compass ook de mogelijkheid bieden bedrijfsprocessen te stroomlijnen en de handmatige datainvoer te elimineren, zodat werknemers kunnen werken aan prioritaire taken.

“De implementatie van Precisely Automate verliep vlekkeloos”, aldus Ruud. “We hadden de juiste master- en transactiedata ingevuld voor de go-live, en we hebben geen maanden van programmering verloren om dit te bereiken. Het enige dat we nodig hadden om de klus te klaren was een spreadsheet en onze Precisely partners.”

Het werd Compass onmiddellijk duidelijk hoeveel tijd werd bespaard toen medewerkers overstapten van repetitieve, handmatige taken naar de automatisering van SAP-activiteiten en -processen. Een medewerker die bijvoorbeeld vier dagen bezig was met het opstellen van maandelijkse winst- en verliesrapporten, kon deze taak in drie uur afronden met behulp van een script in Precisely Automate Studio.

Tijdens de implementatie van SAP Fiori binnen het bedrijf was het doel het factuurvalidatieproces te stroomlijnen. Om die reden moest het accounts toevoegen aan het nieuwe Fiori-systeem. Automate Studio heeft het IT-team ten minste 50 uur bespaard. “De data werden ingevoerd in een spreadsheet, er werd een script uitgevoerd in Automate Studio en binnen een uur hadden we 300 accounts in ons SAP Fiori-systeem”, zegt Ruud. “Voordat we met Precisely begonnen te werken, duurde dit 10 minuten per account.”

Betere kwaliteit

Deze automatisering heeft ook geholpen het aantal fouten in de SAP-processen van Compass drastisch te verminderen. De cateringafdeling stuurde bijvoorbeeld aan het einde van elke maand facturen naar de klanten met een gedetailleerd overzicht van de kosten op basis van elk drank- en voedselproduct dat ze hadden besteld. Traditioneel werd het proces handmatig afgewerkt, waardoor het aantal fouten toenam. Automate Studio heeft het proces van het opstellen van deze gespecificeerde bijlagen aanmerkelijk verbeterd en het aantal fouten aanzienlijk verminderd. “Voorheen werden deze bijlagen pas twee dagen na de afsluiting van de periode naar de klant verstuurd. Met Automate Studio doen we het nu echter in twee uur, volledig geautomatiseerd, en het is altijd 100 procent correct”, zegt Ruud.

Uitgebreide Master Data

Schone en nauwkeurige SAP master data is enorm belangrijk voor Compass. Zij hebben namelijk terugkerende klanten die jaarlijkse evenementen of feestjes plannen, samen met klanten die een bruiloft of speciale gelegenheden plannen. Sommige klanten doen mogelijk pas meerdere jaren later opnieuw beroep op hen. “We willen geen duizenden inactieve klanten in ons bestand houden, maar ze verwijderen uit onze SAP-systemen is een hele grote taak”, zegt Ruud. “We gebruiken dus Automate Studio voor het onderhouden van onze SAP masterdata. Dat doen we voor leveranciers, voor klanten en voor een aantal andere projecten, zoals het handhaven van verkoopprijzen in onze POS-kassa’s.”

Met Automate Studio kan Compass rapporten programmeren die ’s nachts worden uitgevoerd. Finance kan bijvoorbeeld elke maand een script uitvoeren om de details van de regelitems op te halen uit de geselecteerde accounts. “Handmatig downloaden is geen optie, want dat zou te lang duren”, zegt Ruud. “Maar met een query in Automate Studio gebeurt dat ’s ochtends om één uur. Het stoort geen enkele andere gebruiker want zij liggen in bed en de volgende ochtend zijn er een paar honderdduizend regels data klaar voor ons financiële team.”

Ruud wees meteen ook op een ander voordeel van Precisely, namelijk de automatische foutmelding wanneer een script een probleem identificeert. De oplossing biedt de flexibiliteit en het gebruiksgemak tijdens de ontwikkeling fouten of haperingen in de SAP-omgeving te kunnen identificeren. “Ooit was er een programmeerfout in een interface waardoor 3000 facturen vast kwamen te zitten in de goedkeuringsflow. We berekenden dat het handmatig corrigeren van de 3000 facturen meer dan 500 uur in beslag zou nemen”, zei hij. “Na een half uur knutselen met de scriptmogelijkheden van Automate Studio, duurde het in totaal 10 uur om deze facturen te verwerken. Het opstellen van het script kost geen tijd en je kunt het gebruiken voor dergelijke problemen, die anders veel tijd en geld kunnen kosten.”

Toekomstige groeimogelijkheden

Compass blijft de vruchten plukken van Automate Studio door de functionaliteit toe te passen voor andere doeleinden in het hele bedrijf. Onlangs is het een project gestart om de oplossing te verbinden met TOPdesk, hun service management software. Compass kan nu de data van nieuwe werknemers overnemen van TOPdesk en de werknemersrecords automatisch invoeren in SAP.

Ruud schat dat deze automatisering Compass nog eens 250 uur per jaar bespaart. “Nu gebruiken onze IT-teams een script in Automate Studio om de informatie van sollicitanten in te voeren in het SAP-systeem, wat een ingrijpend effect heeft gehad op het werkaanbod en de inwerktijden van nieuwe medewerkers. We besparen waarschijnlijk 10 tot 30 minuten bij de verwerking van data over nieuwe werknemers. De afgelopen jaren hebben we ongeveer 500 mensen per jaar aangeworven – dit bespaart ons dus enorm veel tijd!”

De aanstaande SAP S/4HANA upgrade voor Compass is een andere gelegenheid waarbij IT direct kan vertrouwen op Precisely Automate om het datamigratieproces te vereenvoudigen. “Sommige data moeten van het ene SAP-systeem naar het andere worden verplaatst, en ik weet dat Automate Studio ook met SAP S/4HANA werkt, dus dat wordt een project waarbij we sterk op Automate Studio zullen vertrouwen om ons te helpen bij de migratie”, aldus Ruud.

Compass erkent de positieve impact die de automatisering al heeft gehad op hun bedrijfsprocessen door het gebruik van Automate Studio, zoals het automatiseren van de onboarding, tijdbesparing, hoogwaardige data en verbeterde interne efficiëntie.

Ruud verwacht dat nog meer functionele medewerkers zullen kunnen profiteren van Precisely Automate. “Het is een tool die echt kan worden gebruikt door meerdere kernfuncties van het bedrijf, binnen HR, Finance, IT, Sales, Operations, Procurement en meer”, zegt Ruud. “En het zijn de gebruikers – zij die de SAP-bedrijfsprocessen het beste kennen – die het gemakkelijk kunnen toepassen om in slechts enkele minuten wijzigingen aan te brengen.”