Top 5: zo bied je als onderneming je personeel een optimale werkplek

De tijd dat goede mensen voor het oprapen lagen, is voorbij. De arbeidsmarkt lijkt krapper dan ooit. Dat besef leeft niet alleen bij organisaties en HR-afdelingen, maar ook bij personeel. Als werknemer heb je wat te kiezen. Recruiters gaan maar wat graag het gesprek met je aan en deuren van andere organisatie gaan gemakkelijk open voor je.

Als organisatie wil je voorkomen dat je waardevolle personeel een reden heeft om te kijken of het gras elders groener is. Je wilt een aantrekkelijke werkgever zijn, met productieve medewerkers. Belangrijk hierbij is om je medewerkers alle faciliteiten en handvatten te bieden voor een optimale, moderne werkplek. Maar wat houdt dat precies in? Wat verwacht een medewerker van zijn werkplek en hoe kunnen de producten van Microsoft 365 jouw organisatie hierbij helpen? Deze top vijf helpt je op weg.

1. Regie over eigen werkdruk

Prikkels zijn tegenwoordig nooit ver weg. Als werknemer heb je te maken met een continue stroom aan mails, appjes, telefoontjes en meldingen die je aandacht trekken. Om te voorkomen dat je medewerkers overprikkeld of overbelast raken, is het belangrijk om duidelijke kaders te geven over HR-gerelateerde zaken. Zoals flexibiliteit over werktijden en -locaties. Zo kan je medewerker zelf kiezen wanneer, en waar, hij of zij het beste bepaald werk kan doen. Ondersteunende tools hiervoor zijn de opties ‘shorter meetings’ en ‘quiet time’ in Teams. En Viva Insights for employees, met features zoals ‘delayed send’ en ‘focus time’. Als werkgever bied je zo kaders om werkprikkels te beheersen én overzichtelijk te houden.

2. Een goede en persoonlijke onboarding

Je krijgt nooit een tweede kans voor een eerste indruk. En dus is het belangrijk dat nieuwe mensen zich direct thuis, gewaardeerd en welkom bij je organisatie voelen. Steek tijd in een goede onboarding, zorg dat er een goed en doordacht draaiboek ligt voor de eerste dagen. Alles moet geregeld zijn: op kantoor, maar ook voor de thuiswerkplek. Denk aan devices, stoelen, een headset en een extra beeldscherm. Maar ook de toegang tot bijvoorbeeld Microsoft SharePoint en Microsoft Entra. Neem de nieuwe medewerker direct mee in de werkafspraken, zodat deze zich vanaf de eerste dag verbonden voelt met de organisatie.

3. Optimale informatieverstrekking

Niets is frustrerender voor een werknemer, dan niet de informatie of gegevens kunnen vinden die nodig zijn om goed te werken. Het kan niet alleen de goede uitvoering van een klus of project maken of breken, maar ook de motivatie en instelling van je personeel. Verken om die reden strategieën voor het verbeteren van de vindbaarheid van informatie. Gebruik bijvoorbeeld metadata en slimme zoekfunctionaliteiten in Microsoft SharePoint, Teams en Viva. Maak je medewerkers deelgenoot van wat er speelt door proactieve informatieverspreiding te stimuleren.

4. Samenwerking en flexibiliteit

De tijd dat een leidinggevende iets oplegde en werknemers deze opdracht klakkeloos volgden, is voorbij. Jij is wij geworden. Weg met de hiërarchie, omarm de netwerkorganisatie. Dat houdt in dat de nadruk ligt op samenwerken en informatie uitwisselen. Zo kom je tot effectieve besluiten en een gezamenlijk optimaal resultaat. Samenwerking gaat grotendeels digitaal. Via Teams, en door middel van gedeelde bestanden.

Ook flexibiliteit speelt een belangrijke rol. Denk verder dan de muur of zelfs de regio van je kantoor. Je medewerkers moeten overal kunnen werken. Of ze nu in een ander deel van Nederland, of in het buitenland zitten. Ook hiervoor moet een duidelijk beleid wordt geformuleerd en uitgedragen door je HR-afdeling, waarbij tools als Microsoft Entra en Microsoft Intune de optimale ondersteuning bieden. Hiermee automatiseer je een werkplek en kan je deze op afstand veilig uitrollen en managen.

5. Oog voor welzijn én productie

Waardering is onmisbaar voor medewerkers. Als je medewerkers zich goed en gewaardeerd voelen, is optimale productiviteit een logisch gevolg. Geef ze een complimentje, maak een praatje. Zorg voor een goede balans tussen digitaal en fysiek contact. En betrek medewerkers bij bedrijfsdoelstellingen. Leg aan ze uit hoe datagedreven werken bijdraagt het resultaat, maar ook aan hun welzijn. Wijs ze op tools als Viva, die ondersteuning bieden in de werkbelasting. En laat ze keuzes maken die passen in de eigen work-lifebalance. Hoe groter het welzijn van je medewerker, hoe groter de kans dat deze je organisatie trouw blijft.