Holla Advocaten

De uitdaging: professionalisering en groeipijnen

“Holla kent in essentie twee peilers”, vertelt Vastenburg. “Onze juridisch specialisten met hun kennis, ervaring en competenties zijn de eerste peiler. Data is de tweede. Ons IT-landschap is de onmisbare verbinding tussen die twee elementen. Het is voor ons daarom van groot belang dat de IT soepel werkt. Het uitwisselen van informatie, het onderzoeken van data en digitale communicatie vormen het hart van onze operatie.”

“Naarmate ons kantoor de afgelopen jaren groeide, groeiden ook onze IT-wensen, -eisen en -mogelijkheden. We wilden kunnen beschikken over dezelfde digitale voorzieningen als de grootste zakelijke dienstverleners van Nederland. Daarom hebben we de afgelopen jaren steeds nieuwe best-of-class applicaties geïmplementeerd. Maar naarmate we nieuwe applicaties toevoegden en oude vervingen, liepen we tegen de grenzen van ons IT-landschap aan.”

Dat landschap had Holla in 2013 samen met een ITpartner opgezet. “Het heeft al die tijd voldaan”, vertelt Vastenburg. “Maar het liep spaak toen we een stap verder probeerden te zetten. Applicaties liepen vast of we konden dossiers niet snel openen op cruciale momenten. Daardoor verloren we kostbare tijd. Bovendien merkten we dat onze eisen en vragen te complex werden voor onze partner. We waren elkaar simpelweg ontgroeid. Daarom gingen we op zoek naar een partner en oplossing die met ons mee kunnen groeien.”

De oplossing: service en integratie en uitdaging

In 2018 schreef Holla een pitch uit waarin het kantoor op zoek ging naar een nieuw systeem en nieuwe IT-partner voor het beheren van de digitale werkplek en het applicatielandschap. Vastenburg: “We zochten naar een partner met een goed trackrecord en die tegemoet kon komen aan onze veeleisendheid. Wij verwachten dat issues vaak in vijf minuten opgelost zijn. Daarnaast zochten we een schaalbare oplossing die overeind blijft wanneer een onderdeel hapert. Onze kernapplicaties hadden we al gekozen. We zochten daarom een partij die deze applicaties geïntegreerd kon samenbrengen op een nieuw managed platform.”

Volgens Vastenburg onderscheidde de pitch van Ctac zich op een aantal vlakken. “Ctac luisterde goed naar onze wensen en had een compleet verhaal waarin consultancy, sales en service allemaal vertegenwoordigd waren. De oplossing die ze schetsten, sprak ons aan omdat ze ons uitdaagden. We vroegen ze om twee oplossingen aan te dragen: één in eigen beheer en één in de cloud. Maar zij zeiden heel resoluut: ‘Je moet je applicaties niet weer in eigen beheer plaatsen.’ Ze gingen dus pal achter hun cloudvoorstel staan. Inmiddels waren wij daar ook klaar voor.”

Het resultaat: stabiliteit, snelheid en toegankelijkheid

Het resultaat van dat voorstel staat inmiddels. Holla beschikt over een nieuwe, frisse IT-infrastructuur waarin het kantoor efficiënt digitaal kan samenwerken en communiceren. “Dankzij de herinrichting draait ons landschap nu extreem stabiel”, vertelt Vastenburg. “En dat merken onze medewerkers ook. Applicaties werken sneller, er zijn geen service-onderbrekingen meer en we hebben altijd toegang tot onze dossiers. Daar profiteren onze klanten ook van.”

De vernieuwing kwam bovendien net op tijd, aldus Vastenburg. “We zijn net voor de corona-uitbraak live gegaan. Dus toen we plots grotendeels vanuit huis moesten werken, zijn we binnen drie uur veranderd van een kantoorgebonden organisatie naar haast een ‘virtuele organisatie’. Dat hadden we een paar jaar geleden nooit gekund. Medewerkers beschikken nu over goed ingerichte laptops met cloudtoegang en centrale support. Ze plukken onder andere de vruchten van Microsoft Office 365, Teams en ons documentmanagementsysteem iManage.”

Een IT-partner die meegroeit

Over de rol van Ctac in het traject is Vastenburg tevreden. “De implementatie en migratie zijn probleemloos en gestroomlijnd verlopen. Ctac heeft daarbij goed samengewerkt met onze oude IT-partner. Wat me daarnaast aanspreekt is dat Ctac ons proactief blijft uitdagen, door bijvoorbeeld innovatiesessies te organiseren. Daar wisselen we gedachten uit en maken we kennis met nieuwe tools of manieren om efficiënter te werken. Zo helpt Ctac ons meer uit onze IT te halen. Daarnaast verlenen ze uitstekende service aan onze interne IT-verantwoordelijken. En wanneer zij afwezig zijn, neemt Ctac de eerstelijnssupport van hen over. Dat geeft gemoedsrust.”

“De komende jaren willen we de sterke groei en professionalisering van Holla Advocaten voortzetten. Daar hoort een betrouwbare, daadkrachtige IT-partner bij. Die partner hebben we gevonden in Ctac.”