Dat een apparaat en de applicaties die daarop staan moeten voldoen aan de behoefte van, en de rol die een werknemer heeft, kon je lezen in de voorgaande blog. Wie modern werkt, heeft te maken met mensen op kantoor en met mensen die op afstand werken. In deze blog: wat heb je nodig voor hybride werken? Oftewel voor een goede verbinding tussen kantoor en een werkplek elders.
“Goh Mirjam, hoe was je familiefeest dit weekend?” – “Ja, geweldig om mijn verjaardag met iedereen te vieren. We hadden heerlijk weer en ook mijn ouders, mijn vader is weer helemaal opgeknapt, hebben weer zó genoten van iedereen (… vijf minuten later): “… Maar, laten we de meeting starten, we hebben genoeg te bespreken. Hans, zet jij de schermen aan om Annemarie en Joris erbij te halen? Zij werken vandaag thuis en op locatie.”
Is bovenstaande situatie herkenbaar? In de introductie van deze blogreeks over het moderne werken, werd aangegeven dat het moderne werken meer omvat dan de nodige cloudoplossingen. Het gaat ook om een nieuwe werkwijze, gedragscodes en afspraken. Bij overleggen op kantoor waar ook medewerkers aanhaken die op een andere plek werken, zijn we geneigd om de videocall pas te starten als het formele gedeelte van het overleg begint. En dat is jammer, want daardoor missen degenen die op afstand werken een heel belangrijk onderdeel: de social talk.
Het informele praatje (in goed Nederlands), is de smeerolie van alle communicatie. Door te praten over onderwerpen die niet met werk te maken hebben, leer je elkaar beter kennen. En als je elkaar beter kent, krijg je ook meer begrip voor, en vertrouwen in elkaar. Dat is waardevol voor de samenwerking.
Daarom is het van belang dat er ruimte is voor informele praat. In een organisatie waar (ook) op afstand wordt gewerkt, zijn die informele momenten minder vanzelfsprekend. Voor een goede verbinding tussen kantoor en thuis (of waar dan ook) is het belangrijk hier goed over na te denken en daar duidelijke afspraken over te maken.
Spreek bijvoorbeeld af dat een videocall direct wordt opgestart zodra de eerste persoon in de vergaderruimte is, en pas weer uitgaat zodra de laatste de vergaderzaal verlaat, zodat ook de medewerkers, klanten en partners op afstand kunnen deelnemen aan het sociale praatje vóór en na overleg.
Het behouden van teamgevoel
Er zijn natuurlijk ook meer manieren het teamgevoel behouden en te versterken. Organiseer bijvoorbeeld een wekelijkse online ontbijtsessie, of spreek een bepaalde dag in de maand af dat iedereen een paar uur op kantoor is, bij bijvoorbeeld en vrijdagmiddagborrel.
Er zijn meer afspraken te maken voor een goeie verbinding tussen kantoor en op afstand werken. Wanneer ben je als afdeling bijvoorbeeld bereikbaar? Tussen 8.30 uur en 17.00 uur? Of ga je andere tijden hanteren? En alleen telefonisch en per e-mail? Of bijvoorbeeld ook via WhatsApp of chat? Welke afspraken maak je daar dan over? Denk aan reactietijd en ‘openingstijden’ van de afdeling.
Applicaties en apparatuur
Als we het hebben over hybride werken, alles wat nodig is voor een goeie verbinding tussen kantoor en een werkplek elders, dan hebben we het ook over applicaties en apparatuur. Bijvoorbeeld applicaties die een single point of contact mogelijk maken door WhatsApp, webchat, telefonie en social te integreren. Medewerkers kunnen vanaf elk device en via één contactpunt gemakkelijk schakelen tussen alle verschillende kanalen.
Denk ook aan apparatuur als video conference room-systemen om iemand digitaal te laten aanhaken. Soft- en hardware waarmee medewerkers en bezoekers van buitenaf gemakkelijk kunnen inpluggen op een apparaat met gebruiksvriendelijke, intuïtieve software.
Een ander, heel belangrijk onderwerp van het moderne werken bespreken we in de volgende blog. Lees daar het belangrijkste wat je moet weten over de veilige werkplek, ofwel over cybersecurity.
