De tweede uitzending van onze maandelijkse online talkshow Ctalk gaat over Next Gen ERP, de nieuwe generatie ERP-systemen. Host Fabienne de Vries ging aan tafel met experts van SAP Nederland, Oliver IT en voetbalclub PSV. Samen bespraken ze waarom Next Gen ERP onmisbaar is om toekomstbestendig te zijn.
Een voetbalclub als PSV is ook een bedrijf. En in feite is dat bedrijf niet anders dan andere bedrijven. Dat betekent dat IT vandaag de dag een onmisbare rol speelt in de organisatie, vertelt Roy Smits, Manager ICT bij PSV. “We volgen natuurlijk de prestaties, vorm en gezondheid van onze spelers met technologie. Maar ook de kaartverkoop, het onderhouden van partnerrelaties en de dagelijkse operatie zijn afhankelijk van IT. De kern van ons IT-landschap is ERP, daar komt alles in samen.”
Wat is Next Gen ERP?
“Traditioneel breng je inderdaad alles samen in je ERP-systeem”, legt Gerben Moerland, Partner bij Oliver IT uit. “Maar dat verandert door huidige ontwikkelingen in de IT. Gebruikers zijn mobieler, doordat ze steeds vaker werken op smartphones en tablets, dat verandert de gebruikerservaring compleet. Daarnaast raadplegen we steeds meer functionaliteiten vanuit de cloud.”
Die ontwikkelingen hebben gevolgen voor de manier waarop we ERP inrichten, aldus Moerland. “Kernprocessen die niet veel veranderen, blijven in je ERP. Denk bijvoorbeeld aan je financiële proces. Maar veranderlijke processen, zoals een app, wil je juist kwijt in een flexibele schil rondom je ERP. Zo houd je je kernprocessen standaard en kun je er makkelijker op doorontwikkelen, waardoor je wendbaarder wordt. Next Gen ERP maakt dat mogelijk.”
Next Gen ERP verandert de rol van gebruikers
Leon de Groot, Solution Expert bij SAP Nederland, vult aan: “ERP verandert daardoor van een administratief systeem waarin je jouw bedrijfsvoering vastlegt, in een systeem dat je proactief helpt betere keuzes te maken, je processen te optimaliseren en je te onderscheiden in de markt. Het systeem stuurt voortaan ons aan in plaats van andersom.”
Smits: “Tot op heden schafte je als eindklant een ERP-systeem aan en huurde je consultants in om het systeem in te richten naar de behoeften van jouw organisatie. Met Next Gen ERP kun je snel en agile dingen ontwikkelen. Daarvoor heb je dan zelf mensen in dienst. Je kunt nieuwe functionaliteiten daardoor snel in gebruik nemen en beter inspelen op ontwikkelingen.”
Dat vraagt ook iets van de softwareontwikkelaar, aldus De Groot. “Wij als SAP moeten faciliteren dat je applicaties in je flexibele laag makkelijk kunt aansluiten op de gestandaardiseerde kernprocessen in je ERP.”
Denk toekomstgericht
De noodzaak van Next Gen ERP is nog niet voor iedereen urgent, maar dat wordt hoog tijd volgens Smits. “Onze huidige systemen zijn weliswaar goed genoeg voor wat we nu doen. Maar ik moet nadenken over waar we als PSV over tien jaar staan. De seizoenskaart is bijvoorbeeld nu een goed product, maar wat als de volgende generatie zich niet een seizoen lang wil committeren en pas de dag voor een wedstrijd wil kiezen of ze naar het stadion komen? Die vrijblijvendheid heeft implicaties voor de manier waarop wij kaarten verkopen en marketing bedrijven, en vraagt dus ook iets van je IT.”
“Het is zaak om nu te zorgen dat je IT straks flexibel genoeg bent om op zulke trends in te spelen”, beaamt De Groot. “Die manier van denken helpt je ook om investeringen in Next Gen ERP te verantwoorden. Je uitgangspunt is dan: het stadion moet vol. Dat vertegenwoordigt namelijk inkomsten. Om die inkomsten binnen te krijgen, moet je IT bij de tijd zijn.”
Tips voor verandermanagement
Over de beste weg naar Next Gen ERP zijn de tafelgasten het eens: in goed overleg met collega’s en adviseurs. De Groot: “Analyseer je huidige processen en voel waar het wringt. Daar zijn meetprogramma’s voor beschikbaar. Als daaruit blijkt dat je inkooporders gemiddeld tien keer wijzigt, moet je jezelf afvragen of dat niet efficiënter kan. Bepaal je prioriteiten aan de hand van de resultaten en verbeter stapsgewijs, niet in één keer.” Dat is in lijn met de filosofie van Moerland: “Je processen zijn de basis voor digitalisering, niet andersom.”
Het analyseren van de verbeterpunten van je processen heeft bovendien nog een voordeel, volgens Smits. “Meetprogramma’s helpen je aan te tonen waarom veranderen nodig is. Mensen willen namelijk vaak niet zomaar veranderen, omdat ze gewend zijn aan hun huidige werkwijzen. Laat hoofdgebruikers daarom meedenken en -beslissen bij het opnieuw inrichten van je processen.”
