Vlotte overstap naar SAP S/4HANA bij WDP dankzij best practices

Dankzij een sterke businesscase, slimme planning en nauwe samenwerking slaagden WDP en Ctac erin om binnen slechts zeven maanden succesvol over te stappen op SAP S/4HANA én te migreren naar de Azure-cloud. Deze strategische zet zorgde voor efficiëntere processen, goede systeemintegratie en een toekomstgerichte IT-omgeving.

“Dit was een echte teaminspanning,” zegt Katleen De Groot, Businessanalist bij WDP. “Zonder de betrokkenheid van onze collega’s en de flexibiliteit van Ctac was dit niet gelukt.”

WDP, een beursgenoteerd vastgoedbedrijf en marktleider in logistiek vastgoed in de Benelux en Roemenië, ontwikkelt en verhuurt warehouses in België, Nederland, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland en Roemenië. Een performant ERP-systeem is essentieel voor een vlot beheer van deze activiteiten.

Tot voor kort werkte WDP met SAP ECC, een systeem dat vanaf 2027 niet langer wordt ondersteund. De overstap naar S/4HANA was dus een logische volgende stap. WDP besloot om tijdig te migreren, zodat het nieuwe systeem kon bijdragen aan efficiëntere processen.

Sterke businesscase als vertrekpunt

“Als klein IT-team hadden we nood aan de juiste partner,” vertelt Katleen De Groot, Businessanalist bij WDP en projectmanager tijdens de transitie. Samen met haar collega Veerle Steppé, eveneens Businessanalist, werkte ze een gedetailleerde businesscase uit met duidelijke voordelen van de overstap.

“We brachten onze processen in kaart en gingen na waar we efficiënter konden werken,” legt Katleen uit. “Zo konden we het management overtuigen van de meerwaarde van SAP S/4HANA.”

Met de businesscase op zak koos WDP voor Ctac, dat al jarenlang hun hostingpartner was. “We waren erg tevreden over de samenwerking en hun technische expertise,” zegt Veerle. “We hadden er vertrouwen in dat Ctac deze overstap vlot zou begeleiden.”

Gelijktijdige conversie en cloudmigratie

Er werd beslist om de overstap naar S/4HANA te combineren met de migratie van het datacenter naar Microsoft Azure. Volgens Ctac-accountmanager Augusto Brito bespaarde dat tijd en dubbel testwerk. “Het maakte het project wel complexer,” geeft Katleen toe, “maar dankzij de flexibiliteit van Ctac is het toch gelukt.”

Ctac stelde een multidisciplinair team samen met kennis van Azure, SAP-modules, development en projectmanagement. Een groot voordeel was dat WDP’s ERP-systeem grotendeels standaard was, met weinig maatwerk. “Dit was het minst aangepaste systeem dat we ooit migreerden,” vertelt Augusto. “Daardoor verliep alles erg vlot.”

Vanaf het begin werd sterk ingezet op testen en changemanagement. “Alle processen werden zorgvuldig getest na de conversie,” zegt Veerle. “We hebben onze teams goed voorbereid en gemotiveerd om alles grondig door te nemen.”

De integraties met systemen zoals SharePoint en het klantenportaal MyWDP moesten natuurlijk blijven werken. “Dat is gelukkig bijna probleemloos verlopen,” zegt Katleen. “Dankzij het integratieplatform Boomi konden we makkelijk controleren of alle koppelingen werkten.”