BrandLoyalty

BrandLoyalty zet loyaliteitsprogramma’s op voor retailbedrijven over de hele wereld. Om alle leveranciers, materialen en klanten voor die acties op het juiste moment bij elkaar te brengen, is heel veel data nodig. Via Ctac kwam de organisatie in aanraking met Winshuttle. Daarmee bespaart BrandLoyalty veel tijd bij het aanmaken en wijzigen van data in SAP.

Je kent ze vast wel de voetbalplaatjesactie bij Albert Heijn en de Disney Movie Moments spaaractie bij Plus supermarkten. Deze acties voor retailconsumenten worden ontworpen, ontwikkeld en geïmplementeerd
door BrandLoyalty. En dat doet het bedrijf goed. BrandLoyalty is wereldwijd marktleider in loyaliteitsprogramma’s voor de foodretailsector.

Achter de schermen beheert BrandLoyalty een uitgebreid netwerk van leveranciers, klanten en producten. Vincent Riebeek, Master data manager, leidt de data die daarbij gegenereerd wordt in goede banen. “De afgelopen tien jaar is BrandLoyalty intern steeds meer data digitaal gaan verwerken”, legt hij uit. “Daardoor kregen we behoefte aan een betere datakwaliteit. Dan gaat het om simpele dingen zoals hoofdlettergebruik of een duidelijke structuur voor eigenschappen. Bij een actie-item, zoals een pan, moeten bijvoorbeeld eerst de afmetingen in millimeters staan, dan het gewicht in gram, dan de materiaalsoort enzovoorts.”

De uitdaging: een oplossing voor tijdrovende, herhalende handelingen

Voor 2018 voerde BrandLoyalty nog alle data handmatig in SAP in. Daardoor kostte het consequent invoeren en veranderen van data veel tijd, legt Vincent uit “Stel we beheerden bijvoorbeeld 200 materialen in zes verschillende magazijnen. Dan moesten we dus eigenschappen veranderen op 1.200 plekken in het systeem. Je kreeg gewoon zere vingers van het vele inklopwerk. De werkwijze was erg inefficiënt en foutgevoelig door het overtypen, de vele variabelen en berekeningen die we moesten uitvoeren. We gingen daarom op zoek naar een makkelijkere manier om op grote schaal master data te kunnen veranderen. Zoals het aanmaken of wijzigen van leveranciers, materialen en klanten in SAP.”

De oplossing: dataveranderingen standaardiseren en automatiseren

Via Ctac kwam BrandLoyalty uit bij Winshuttle. Vincent legt uit hoe Winshuttle zijn werk makkelijker maakt. “Ik zet Winshuttle in wanneer ik heel veel transacties tegelijkertijd moet uitvoeren of wanneer transacties foutgevoelig zijn. Dat zijn bijvoorbeeld transacties waarbij ik in Excel het gewicht, de afmetingen en volumes van materialen moet berekenen op basis van een aantal pallets en dozen. Winshuttle laadt de data en formules van mijn Excelbestanden in, en vertaalt ze naar de juiste SAP-transacties.”

“Daarnaast kan ik een transactie in SAP uitvoeren en laten opnemen door Winshuttle. Winshuttle volgt mijn handelingen en slaat deze op. Vervolgens koppel ik hier de juiste datavelden uit mijn Excelsheets aan. Winshuttle maakt daar standaardtransacties van die ik met één druk op de knop kan laten uitvoeren. Zo bespaar ik veel tijd. Daarnaast toetst Winshuttle de data-invoer aan een – door mij ingesteld – goedkeuringsproces. Dat dwingt mij om data volgens de richtlijnen in te voeren, waardoor de datakwaliteit hoger is.”

Tijdsefficiënte, laagdrempelige data-invoer

“Winshuttle voert de handelingen die ik normaal deed voor mij uit”, vervolgt Vincent. “Zowel het invoeren van data in SAP als het controleren van de data-invoer in Excel. Ik ben eigenlijk al mijn kennis van onze processen en SAP aan het overzetten naar Winshuttle. Bijna alle beslissingen die ik maak, laat ik nu door het programma doen. Als gebruiker moet je nog steeds weten wat je doet, maar het verschil is dat niet alleen ik het kan. Mijn collega’s kunnen masterdata nu ook wijzigen. En ik hoef hun werk niet eens te controleren, want dat doet Winshuttle. Bijkomend voordeel is dat het mij laat nadenken over hoe ik mijn taken uitvoer. Ik snap SAP beter en ik snap onze processen beter. Wanneer er iets fout gaat, weet ik waar ik moet zoeken.”

“Dankzij Winshuttle bespaar ik bovendien veel tijd. Als ik voorheen nieuwe materialen moest aanmaken die wereldwijd beschikbaar moeten zijn, was ik een halve dag bezig. Dat kan ik nu in een half uur. Die snelheid is ook hard nodig, want onze organisatie groeit, maar mijn afdeling nog niet. Dat dwingt me om sneller en nauwkeuriger te werken. Zonder Winshuttle zou ik mijn werk nooit afkrijgen.”

Sparren bij de Winshuttle User Group van Ctac

Het gebruik van Winshuttle is eenvoudig volgens Vincent. “In het begin heeft Ctac ons een training gegeven waarmee we van start konden. Sindsdien is het eigenlijk trial and error, als je elke dag met Winshuttle werkt, weet je steeds meer en kom je er eigenlijk altijd wel uit. Eventuele vragen die ik heb, kan ik stellen aan de consultants van Ctac door een ticket in te schieten bij de servicedesk. Of tijdens de bijeenkomsten van de Winshuttle User Group. Daar wisselen we ook altijd onderling handigheden en tips uit met andere Winshuttle gebruikers. Een aanrader.”

Het resultaat: handmatig werk voorkomen

Winshuttle wordt bij BrandLoyalty nu alleen nog gebruikt voor master data management, maar Vincent ziet meer potentie: “Ik denk dat Winshuttle ook bijvoorbeeld voor onze calculatieprocessen en financiële boekingen een uitkomst is. Daar worden nog veel herhalende acties handmatig uitgevoerd, terwijl dat niet hoeft. Ik geloof dat Winshuttle ons kan helpen nog veel meer automatiseringsslagen te maken, waardoor we een nog efficiëntere organisatie worden.”