Telematicaspecialist Webfleet werd in 2019 onderdeel van Bridgestone Europe. Het bedrijf benutte dat moment om in korte tijd te migreren naar SAP S/4HANA. Michael Oehme, Vice President IT bij Webfleet, riep daarvoor de hulp in van zijn vertrouwde IT-partner Ctac. Hij zet de succesfactoren van de migratie-aanpak op een rijtje.

Webfleet is leverancier van telematicaoplossingen voor wagenparkbeheer, voertuigen en connected car-diensten. Daarnaast levert het bedrijf diensten aan auto-importeurs en de verzekerings-, verhuur- en leasingsector. De telematicaspecialist heeft wereldwijd meer dan 50.000 klanten en bedient chauffeurs in meer dan 100 landen wereldwijd. Tot 2019 was Webfleet een subdivisie van TomTom, daarna nam Bridgestone Europe het bedrijf over.

De voorbereiding bepaalt het succes

Webfleet en Ctac bereidden de migratie uitvoerig voor. Dat begon in 2020 met een readiness check voor de migratie naar S/4HANA. Dat geeft bedrijven een indicatie van de te treffen noodzakelijke en optionele voorbereidingen op het migratietraject. Oehme: “Door de impact al vroeg in kaart te brengen, konden we het project beter plannen. Wij hebben bijvoorbeeld eerst de complexiteit uit ons bestaande systeem gehaald, alvorens te migreren naar SAP S/4HANA. Dat vereenvoudigde de migratie en leidde tot verbeterde processen.”

Daarnaast besteedde Oehme en zijn collega’s voor en tijdens het traject veel aandacht aan het betrekken en enthousiasmeren van de business. “We hebben heel veel gepraat met collega’s tijdens informatiebijeenkomsten. Daarnaast hebben we steeds gehamerd op de voordelen van onze brownfield aanpak, bijvoorbeeld dat de impact op de business beperkt zou blijven en dat de gebruiksvriendelijkheid zou toenemen.”

De voordelen van Ctac beheer én de public cloud

Bestaande ECC-processen van Webfleet zijn overgezet naar SAP S/4HANA. Denk aan Finance, Sales, Supply Chain en Procurement. Daarnaast zijn er nieuwe processen ingericht in S/4HANA, zoals Credit Management en MRP Planning. Het Engineering Change Management (ECM) is deels gemigreerd en er zijn nieuwe op Fiori- en Workflow-gebaseerde oplossingen in S/4HANA aan toegevoegd voor het indienen, goedkeuren en verwerken van engineering changes.

SAP S/4HANA draait op Microsoft Azure en wordt beheerd door Ctac. “De keuze voor die opzet was eenvoudig”, vertelt Oehme. “Toen we nog onderdeel waren van TomTom draaiden we ook in Azure. Dat is schaalbaar en maakt het makkelijk om te integreren met systemen van derden. Zelf hebben we echter geen ervaring in het beheren van S/4HANA, Analytics en Netweaver. Als we daar expertise voor in huis zouden moeten halen, zou dat kostbaarder zijn dan het uit te besteden aan Ctac.”

IT is mensenwerk

Behalve aan de uitvoerige voorbereiding, is de succesvolle migratie naar SAP S/4HANA ook te danken aan de begeleiding van Ctac, vindt Oehme. “Ctac is ons aanspreekpunt voor alle SAP gerelateerde zaken. Dat is fijn, want met één enkel aanspreekpunt heb je nooit discussie over wie waar verantwoordelijk voor is. Bovendien kende Ctac onze SAP inrichting al doordat ze ook partner zijn van TomTom. Daarnaast waardeer ik het contact met de mensen van Ctac. Het gaat namelijk niet om de slagkracht of bedrijfsgrootte van je IT-partner. Het gaat om de mensen die er werken. Onze contactpersonen bij Ctac hebben de juiste mindset. Ze willen goed werk afleveren en gaan voor het beste resultaat. Dat verwacht ik van een partner.”

Tips voor migratie naar SAP S/4HANA

Tot slot heeft Oehme nog een paar goede adviezen voor organisaties die ook werk willen maken van hun overstap naar SAP S/4HANA:

• Doe een readiness check
  “Maak op basis van je check een goed plan met je IT-partner en plan je budget zorgvuldig.”

• Onderzoek de gevolgen voor je licenties
  “Een migratie heeft verstrekkende gevolgen voor je licenties. Overleg op tijd met je softwareleverancier over je licentieconversies zodat je zicht hebt op de gevolgen voor jouw situatie.”

• Wek enthousiasme en steun van de business
  “Maak een plan voor het tijdig betrekken van je business bij de migratie, plan hier voldoende tijd voor in!”

• Praat met je integratiepartners
  “Neem in je plannen ook je integraties met systemen van derden op en betrek hen al vroeg in het traject.”

• Creëer ambassadeurs
  “Zet train-de-trainer workshops op zodat je kartrekkers kweekt in je organisatie. Zij zijn onmisbaar voor het voorbereiden en uitvoeren van tests. Geef hun bijvoorbeeld toegang tot de sandbox-omgeving om issues al vroeg te ontdekken en op te lossen.”